有效工作追蹤勝過整天開會

利用開會的方式才能作任務追蹤?任務的追蹤意見及改善建議整合困難?SmoothTeam 團隊協同任務管理,幫助專案成員於同時間內,針對跨部門間的任務可以有效掌握彼此的工作進度,讓任務執行過程中相關的參考文件,也能一併分享與追蹤,更能夠將資訊整合達到即時、有效率的任務進度掌握及訊息溝通的雙向互動。

來自實務運作的工作管理機制

企業組織的所有活動,不全然都可以事先訂定出完整計畫,多年來有太多談論時間管理的議題,但還是很多人無法把事情做好,這是因為大部分在專案管理執行上,最後幾乎都落入如何做好已經排定計畫的時間控管,但卻忽略其實要做好專案管理,必須要有明確的時程、目標和能夠列出執行的計畫,因為這些明確的資訊,不僅可以讓專案經理人、負責人、主管等等任務關係人對於任務目標有一致的共識,更可以對專案進行全盤的掌握,才不至於落入有了計畫時間,但卻忽視過程的重要,而導致成果不如預期的狀況產生。歷經多年實際運用於知識型態企業團隊,經由實務管理回饋並不斷針對產品優化,SmoothTeam 解決方案足以支援各式企業之團隊管理需求,透過完整的工作管理機制,實際協助企業真正落實 PDCA 的管理精神。

個人工作桌面聚焦團隊目標

將來自四面八方的任務計畫依照專案別分層收納管理,讓任務負責人快速檢視個人任務進度的執行狀況及待完成項目的提醒;任務負責人面對多個不同專案的任務進度回報時,也能透過系統自動將任務彙整至個人工作報告中,並且同時提交任務進度給予不同的專案相關成員檢視,落實任務執行的回報;對於過程中的意見討論,也能一併收集彙整,如此一來,可以幫助團隊成員從任務承接到工作計劃的執行,能完善的管理任務且更有效的運用時間,以提升工作效率。

主管桌面掌握團隊效能

透過自動化部門同仁的工作績效統計分析,隨時掌握組織平時的過程表現。依同仁工作指標所呈現的積分效率分佈圖,對於可能影響整體部門表現的同仁狀況,給予主管決策判斷問題的重要依據。另外,透過以部門比較基準的積分效率分佈圖,更可做為部門同仁努力追求的目標方向。五種面向的部門整體工作關鍵指標雷達圖,可以透過相關部門的平均表現狀況比較來協助了解待改善的努力方向。

整合工作流程的團隊溝通平台

團隊成員任務的執行與進度回報,在沒有系統協助下只仰賴人為口頭的訊息傳遞,事前溝通不足與事後認知差異等溝通障礙時時不斷發生,這也是造成團隊效能不佳的重要影響關鍵。

藉由完整 SmoothTeam 的工作流程設計,有效提供團隊成員及主管之間橫向與縱向的資訊整合,並透過流程主動通知與提醒的功能協助,進而實際形成團隊之間運作的互動溝通平台。

部門人力運用看板

多數非例行性任務幾乎無法於事前精準掌握人力投入情況,也因來自於多面向部門或專案的任務指派,如沒有系統化的協助,對於主管來說便難以因應同仁工作量來進行調整或未來計畫的安排。透過 SmoothTeam 所提供的部門人力統計看板,隨時皆可機動掌握團隊人力投入現況以及未來的工作量負荷,對於資源運用決策上更能精確分析團隊效能瓶頸,讓團隊發揮最有效的工作戰力。

導入效益

  • 主管隨時掌握任務執行進度,提升管理時效
  • 幫助同仁專注指派任務,落實目標導向管理
  • 提供任務執行之量化積分設計,建立客觀評核基準
  • 進度追蹤管理機制,完整掌握團隊脈絡
  • 建立多面向團隊互動溝通平台,提升團隊運作效能
  • 執行力相關量化數據收集,凸顯團隊運作問題點
  • 透過行為改變創造自主式管理的企業團隊文化