有效工作追蹤勝過整天開會

  • 利用開會的方式才能作任務追蹤？任務的追蹤意見及改善建議整合困難？
  • SmoothTeam 團隊協同任務管理，幫助專案成員於同時間內，針對跨部門間的任務可以有效掌握彼此的工作進度，讓任務執行過程中相關的參考文件，也能一併分享與追蹤，更能夠將資訊整合達到即時、有效率的任務進度掌握及訊息溝通的雙向互動。
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來自實務運作的工作管理機制

  • 企業組織的所有活動，不全然都可以事先訂定出完整計畫，多年來有太多談論時間管理的議題，但還是很多人無法把事情做好，這是因為大部分在專案管理執行上，最後幾乎都落入如何做好已經排定計畫的時間控管，但卻忽略其實要做好專案管理，必須要有明確的時程、目標和能夠列出執行的計畫，因為這些明確的資訊，不僅可以讓專案經理人、負責人、主管等等任務關係人對於任務目標有一致的共識， 更可以對專案進行全盤的掌握，才不至於落入有了計畫時間，但卻忽視過程的重要，而導致成果不如預期的狀況產生。
  • 歷經多年實際運用於知識型態企業團隊，經由實務管理回饋並不斷針對產品優化，SmoothTeam 解決方案足以支援各式企業之團隊管理需求，透過完整的工作管理機制，實際協助企業真正落實 PDCA 的管理精神。
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有效落實績效管理的六大步驟

  • 企業實施績效管理的主要目的，在於思考如何透過對於績效的有效管理，協助團隊達成績效目標，進而創造企業業績表現的成長。其實績效管理並不需要主管撥時間管理，而是需要一套機制，讓績效管理可以自動化運作！
  • 透過以下圖表的說明，可以了解到一套完整的績效制度，應可區分為六大面向的管理思維，環環相扣建構出企業有效的績效運作機制：SmoothPerformance 的績效評核設計，符合管理學大師 Peter Drucker 提出的 S.M.A.R.T 目標管理原則，提供企業從目標訂定 ( Specific )、量化績效數據 ( Measurable )、部門與人員任務展開 ( Attainable )、貢獻度加權計算 ( Relevant )、考核區間設定 ( Time-based )，一系列的產品設計。涵蓋管理目標的設定、執行、追蹤、回報、評核，打造完整且具彈性的目標管理系統。
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個人工作桌面聚焦團隊目標

  • 將來自四面八方的任務計畫依照專案別分層收納管理，讓任務負責人快速檢視個人任務進度的執行狀況及待完成項目的提醒。
  • 任務負責人面對多個不同專案的任務進度回報時，也能透過系統自動將任務彙整至個人工作報告中，並且同時提交任務進度給予不同的專案相關成員檢視，落實任務執行的回報。
  • 對於過程中的意見討論，也能一併收集彙整，如此一來，可以幫助團隊成員從任務承接到工作計劃的執行，能完善的管理任務且更有效的運用時間，以提升工作效率。
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專屬個人的績效目標看板

  • 提供個人不同部門與職位的目標與權重設定，幫助員工聚焦目標內容提醒個人應努力的方向及內容，同時量化應達成的具體數據，讓目標達成狀況更容易被檢視，提供員工自主設定填寫、主管審核的機制，創造團隊間目標共識，落實主動積極的個人目標管理模式。
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個人績效指標管理

  • 在個人績效目標訂定後，系統將自動產生專屬個人的績效指標報告，供個人清楚了解需達成的項目，
  • 依達成狀況定期維護，同時將統計值、說明納入歷程，供未來評核時有具體的紀錄，自動彙整至個人所訂定的績效目標看板。
  • 透過定期的個人目標維護，系統有效率的自動協助個人整合績效內容，幫助個人或主管由自動化的統計，快速了解目前目標達成狀況。
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兼具量化與質化的客觀評核

  • 績效考核講求客觀公正，其實管理者評核時的為難，並不亞於部屬準備考核資料的困難，若沒有具體的事證或資訊，管理者也只能勉為其難用印象評核。
  • 透過資訊化的即時整合，自動彙整達成數據、任務歷程、工時效益，協助管理者取得客觀的評核資訊；同時提供質化的定性評核及說明，聚焦企業所重視的個人特質，協助企業打造客觀兼具效率的評核機制。
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多面向的360度評核回饋

  • 幫助受評者從主管、同事、部屬等不同角度獲得績效的意見回饋，
  • 更全面、客觀地了解個人優缺點的訊息，也因此較容易獲得受評者的認同、了解自評差距所在，並可作為未來制定工作改善計劃、個人職業生涯及能力發展的參考依據。
  • 而360度績效評估的評估過程，也間接幫助團隊成員深入了解彼此優缺點，提高團隊合作默契與凝聚力，強化成員在未來溝通上的效率。
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績效評核進度總覽列表

  • 績效考核通常攸關年度獎金的發放，若無法在有效的時間內完成績效考核，將影響人資或會計的後續行政作業。
  • 透過績效評核進度流程的追蹤，幫助管理者一目了然績效評核工作的執行狀況，讓績效評核主辦適時且精準的提醒評核人員，提升績效評核工作的效率，簡化績效考核工作，協助企業更有效的聚焦在新方針目標的策略規劃，或行政人員的後執行工作上。
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主管桌面掌握團隊效能

  • 透過自動化部門同仁的工作績效統計分析，隨時掌握組織平時的過程表現。依同仁工作指標所呈現的積分效率分佈圖，對於可能影響整體部門表現的同仁狀況，給予主管決策判斷問題的重要依據。
  • 另外，透過以部門比較基準的積分效率分佈圖，更可做為部門同仁努力追求的目標方向。五種面向的部門整體工作關鍵指標雷達圖，可以透過相關部門的平均表現狀況比較來協助了解待改善的努力方向。
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整合工作流程的團隊溝通平台

  • 團隊成員任務的執行與進度回報，在沒有系統協助下只仰賴人為口頭的訊息傳遞，事前溝通不足與事後認知差異等溝通障礙時時不斷發生，這也是造成團隊效能不佳的重要影響關鍵。
  • 藉由完整 SmoothTeam 的工作流程設計，有效提供團隊成員及主管之間橫向與縱向的資訊整合，並透過流程主動通知與提醒的功能協助，進而實際形成團隊之間運作的互動溝通平台。
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部門人力運用看板

  • 多數非例行性任務幾乎無法於事前精準掌握人力投入情況，也因來自於多面向部門或專案的任務指派，如沒有系統化的協助，對於主管來說便難以因應同仁工作量來進行調整或未來計畫的安排。
  • 透過 SmoothTeam 所提供的部門人力統計看板，隨時皆可機動掌握團隊人力投入現況以及未來的工作量負荷， 對於資源運用決策上更能精確分析團隊效能瓶頸，讓團隊發揮最有效的工作戰力。
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導入效益

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進一步了解有效率的招募管理方案

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