哈佛商業評論近期發表一項關於會議對企業影響的調查，  65％管理者表示會議使他們無法完成自己的工作，71％ 認為會議是無效且無生產力。好的會議能蒐集資訊，做出關鍵決策，強化團隊合作並增加團隊績效，不好的會議則浪費個人與團隊的時間，影響員工專注力、創意，甚至是整體績效， 澳洲 Atlassian 公司研究統計發現，每月員工平均花 31 小時參加 62 場會議，如果把這些時間拿來執行工作內容，公司執行力會有多大的進步，將可見一斑。

為什麼一定要開會 ? 開會目的在於透過溝通解決問題，不僅能幫助管理者獲取來自員工的有效訊息，達成共識或做出有效的關鍵決議，聽起來很完美，但為什麼大多數的人都不喜歡開會呢？因為開會占用太多投入重要個人工作的時間，尤其美國以研究為主的 Brandeis 大學指出開會中最讓人詬病的問題是沒有效率的拖延 (42%)，就是人家常說「會而不議、議而不決」這種為開會而開會形式上的會議，會議過程若只是重複事務、例行報告、參與者不相關的內容，將犧牲企業及與會者創造產值的機會成本，也會增加同仁對開會的反感，根據統計有  54％ 的管理者認同大多數的會議都是沒有效率的 。

不是停止開會，而是把會開得更好 管理學之父彼得．杜拉克曾說：「會議越少越好」， Brandeis 大學研究指出，例行報告進度是浪費時間的開會，表示例行工作的溝通不一定要透過扼殺團隊的工作時間來開會完成，隨著科技的愈益普遍，透過自動化的團隊工作溝通機制，可以回復 75% 時間的浪費，讓團隊間工作狀況與進度能完整的流暢溝通，幫助團隊或管理者之間有效掌握彼此的工作，就能避免例行的工作報告或進度討論會議的發生，將開會時間花在能真正解決問題或做關鍵共識的決議上。

減少開會，並把溝通做好的機制 SmoothTeam 團隊溝通管理方案，將企業效能管理運作實務資訊化，創造高效率的組織運作機制：

1. 系統自動彙報，取代例行的進度報告會議：團隊工作進度完整記錄供隨時查詢，有效彙整來自不同單位員工的工作狀況及數據，並能在系統上回饋工作建議，免除定期追蹤或報告進度的例行性會議。
2. 完整資料彙整，讓會議聚焦有意義的討論與決策：完整留存團隊執行資訊供隨時查閱，降低會議資料的準備時間，讓會議時間真正聚焦在討論重要的議題或策略上。
3. 個人任務桌面，幫助人員更專注決策及策略執行：少了開會冗長浪費，多了更多時間專注提升企業價值，提供個人任務桌面，聚焦來自四面八方的工作事項，定期並幫助主管自動彙報，掌握不同人員不同工作狀況

想了解更多有關 SmoothTeam 團隊溝通管理方案，歡迎至 https://www.smoothhr.com 或來電0800-668670洽詢